登記簿謄本 郵送請求
法人の登記簿謄本って普段は全然必要無いんですが、いざ必要になるタイミングに限って忙しかったりして法務局に行くのが面倒くさい時って多いですよね?

昔は法人の所在地を置いている管轄の法務局に直接出向く以外に謄本を取得できる方法は無かったんですが、最近は郵送も手軽にできるしインターネットからの請求も簡単にできるようになりました。

本当に便利な世の中になりましたよね~!

とは言え、法務局のホームページはまだまだ一般人には不親切で分かりにくい説明文が多いため、実際にやってみようと思っても良く分からないって感じになっちゃいます。

ということで、法人の登記簿謄本を取得するための具体的な方法を分かりやすくご案内します。今回は郵送請求する方法に特化してご紹介しますね。

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登記簿謄本を郵送請求する方法

法人の登記簿謄本は、従来は直接法務局に行って取得するのが一般的でしたし、今でももちろん法務局に行けば取得できます。

何が何でも今日必要なんだ!という緊急事態の際はやはり直接法務局に行く以外に取得方法は無いので諦めなければいけませんが、それほど焦ってもいないし数日かかっても構わないようでしたら、郵送請求をオススメします。

ということで、法務局のホームページに具体的な方法が書いてありますので、そちらをご参照の上、郵送請求下さい。
法務省:商業・法人登記簿謄本,登記事項証明書(代表者事項証明書を含む),印鑑証明書の交付等の申請

・・・と言って終われたらよかったのですが、このサイトの内容を読んで一発で理解できる方は相当頭がキレる方です。

私は正直よく分かりませんでした^^;

恐らく、登記簿謄本一つとっても色々な請求パターンがあるため、このような形式での表記にせざるを得なかったのだろうと前向きに解釈しています(笑)

ということで、まずは一番シンプルなパターンで登記簿謄本を郵送請求する方法をご案内します!

STEP1:交付申請書をダウンロードする

まずは、登記簿謄本を請求するための正式な申請書をダウンロードしましょう。

先ほどご案内したリンク先ページの中段、「1  登記事項証明書(代表者事項証明書を含む。)・登記簿謄抄本・概要記録事項証明書交付申請書」の申請書様式PDFあるいはエクセルをクリックして下さい。

登記簿謄本

直接PDFあるいはエクセルにリンクしていますので、通常のブラウザでしたらダウンロードが始まります。

すぐ下に「記載例 PDF」というリンクがありますので、こちらをクリックすると具体的な書き方を教えてくれるPDFファイルがダウンロードできます。

申請書の記入が初めてで書き方が全く分からない方は、是非こちらもダウンロードしておいて下さい。

STEP2:交付申請書の必要事項を埋める

交付申請書をダウンロードしたら、PDFファイルでしたら印刷をして必要事項を書いていきましょう。 エクセルファイルでしたらエクセルを開いて直接入力していきます。

書き方は先ほどご案内した「記載例 PDF」をダウンロードすればそこに全て書いてありますので、まずはそちらを参照下さい。その上で、いくつか注意点を補足しておきます。

まず「住所」ですが、これは定款に記載されている会社の住所(所在地)を書くようにして下さい。 定款に記載した住所と普段の郵便の際の住所は違うケースがありますので、念のため確認しておきましょう。

例えば、ビル名を書いていないとか丁番が漢数字になっているとか、細かいところも確認しておくと良いでしょう。

次に「氏名」ですが、PDFを印刷してペンで自筆された場合は気にしないでも良いのですが、エクセルで入力して印刷した場合は、本人が書いたことを証明するために、名前の右横に認印を押印して下さい。これが無いと認めてくれない法務局もあるようです。

「会社法人等番号」ですが、これを即座に答えられる人は少ないでしょう。ということで、最も手軽で手っ取り早い方法をご紹介します。もしあなたが過去に取得した謄本の原本やコピーをお持ちでしたら、実はそちらにバッチリ書いてありますので、まずは過去に取得した謄本の原本やコピーの有無を確認して下さい。

もし謄本を持っていなかったとしても、ここは必須項目では無いので今回は書かなくても問題ありません。気持ち悪いな~と思われる方は、今回謄本の請求をしたら、コピーをして保管するか番号をどこかに控えるかして、次回以降に対応できるようにしておきましょう。

最後に「請求事項」ですが、よほど特殊なケースで無い限り、「①全部事項証明書(謄本)」の一番上、「履歴事項証明書(閉鎖されていない登記事項の証明)」にチェックを入れましょう。一般的に、「謄本を下さい~」と言われたらここをチェックしておく!と覚えておけば充分です。

登記簿謄本 履歴事項証明書

最後に、何通必要になるかを右側に書いて、申請書の入力は終了です。

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STEP3:収入印紙を貼る

「はぁ??収入印紙~???何それ~~??どこで売ってんの???てか、どこに貼るのさ~???」
と思われたでしょう(笑)

収入印紙とは、納税の際や今回のような謄本の郵送請求などの際に、国が手数料を徴収するために編み出された用紙のことです。

作業手数料は、本来は作業が終わったら徴収するのが普通ですが、今回のように郵送で対応するケースがあったりすると、必ずしも窓口だけで対応できないことがあります。であれば、作業を依頼する側の国民が手数料を先に負担しておくことで、回収漏れを防ぐことができるし、郵送対応もスムースにできるようになるわけです。

これは、切手とは全く違う考え方で、「手数料」という扱いになるので、その支払いを専用でおこなうために考案された用紙だと理解して下さい。

さて、収入印紙が色々なバリエーションで確実に売っている場所は郵便局です。もちろん、法務局でも売っています。一方、郵便局が近くに無い方はコンビニでも購入できることを覚えておくと良いでしょう。但し、コンビニの場合は200円券など限られた収入印紙しか売っていないケースが多いため、一応注意しておきましょう。

法人の登記簿謄本でしたら、1通600円で取得可能ですので、200円の収入印紙を3枚購入しましょう。
参考:法務省:会社・法人登記関係の手数料について

登記簿謄本 収入印紙

収入印紙を購入したら、先ほど記入した交付請求書の右側に貼ります。黒い太枠の外側に「収入印紙欄」という欄が縦長にあって、収入印紙と書かれた正方形がありますよね?ここを目安に、1つずつ縦に貼っていきます。

収入印紙を申請書に貼ったら、割印をしたり二重線を引いたりする必要は全くありません。

以上で、交付申請書は完成です。

STEP4:返信用封筒を用意する

謄本の郵送請求の際に絶対忘れてはいけないのが返信用封筒です。

国や行政に対して郵送で資料を請求する際は、たとえどんな資料であっても絶対に必要となるのが、この返信用封筒です。

つまり、国や行政は自前で封筒を用意して資料を送ってくれないので、こちらで代わりに用意する必要があるわけです。

一般的には、A4を3つ折りにして入れられる(定形)長形3号の茶封筒で充分です。最近は100円ショップにも売っていますので、沢山購入しておきましょう。

もし折り目がつくのが嫌だという方は、(定形外)角型2号の茶封筒を用意すれば結構です。

封筒の表紙に自宅の住所と自分の名前を書いて、最後に「行」とつけます。

あなたの名前が山田太郎でしたら、「山田 太郎 行」と書きます。 ※縦書・横書きのどちらでもいいですよ

最後に82円切手を左上につけたら完成です。※定形外の封筒にされる方は120円の切手を貼ります。

そうすると、相手方は「行」を二重線で消して「様」というゴム印を押印して、そこに必要な資料を入れて返送してくれるわけです。

STEP5:管轄の法務局に送付するための封筒を用意する

最後に、交付申請書と返信用封筒を入れる封筒を用意して封入し、管轄の法務局の住所と宛先を書いて、切手を貼って投函します。

管轄の法務局の記載方法ですが、下記サイトから確認できます。

管轄のご案内:法務局

あなたの法人の管轄エリアをクリックし、一覧に出てくる庁名の下にある「案内図」をクリックすると、その管轄法務局の正式名称が分かります。

相手は個人ではないので、「様」ではなく「御中」としましょう。

ちなみに、登記簿謄本(=登記事項証明書)は一般公開されており、誰でも取得して閲覧できるように制度化されているため、代理人という考え方は無く、誰が取得してもOK。つまり、委任状は不要です。

まとめ

お疲れ様でした。以上が一番シンプルな登記簿謄本の郵送請求方法です。

以上の方法で郵送請求をしたら、2~3営業日以内に返信用封筒に記載の住所に謄本が無事届きます。

一度知ってしまえば簡単なんですが、初めての方が調べながら対応すると意外と大変な法人登記簿謄本の郵送請求。

本記事がお役に立てれば幸いです。

なお、登記簿謄本をインターネットから請求する方法に興味がある方はこちらもチェックしてみて下さい。
→ 登記簿謄本を郵送請求する方法|5つのステップ

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